Ordnung im Postfach

Bedienungsanleitungen, Rechnungen, Verträge: Früher landete das auf großen Papierstapeln auf dem Schreibtisch oder, wenn man zu den Ordentlichen gehört, in einem fein säuberlich beschrifteten Aktenordner. Heute kommen viele Dokumente per Mail – und verschwinden, wenn man nicht aufpasst, irgendwann in den Tiefen des Postfachs.

Sie haben Post!

Egal, ob Rechnung fürs Telefon, Buchungsbestätigung für den Urlaub oder Schriftverkehr mit dem Vermieter: Immer mehr Unterlagen, die uns früher der Briefträger gebracht hat, flattern jetzt digital ins Haus. Eigentlich ganz praktisch, und umweltfreundlich ist es auch – wenn man die Dokumente auf dem Rechner liest und nur ausdruckt, wenn man sie wirklich in Papierform braucht.

Nachteil: Bei der Flut an Mails und Unterlagen, die täglich in unserem Postfach landet, rutscht schon mal was durch oder nach unten – und was man nicht mehr vor Augen hat, hat man oft auch nicht mehr im Kopf. Und wundert sich, warum man plötzlich eine Mahnung bekommt – gab’s denn da irgendwann mal eine Rechnung? War das was?

Digitale Ablage

Damit man nicht im virtuellen Chaos versinkt und den Überblick über seine Korrespondenz und Infos verliert hilft nur eins: Es muss Struktur ins Postfach. Wie man seine digitale Ablage einfach und effektiv organisiert weiß Sven Eric Panitz. Er ist Informatiker und lehrt an der Hochschule Rhein Main in Wiesbaden. Seine Tipps für ein aufgeräumtes Postfach:

1. Posteingang klein halten

Die meisten von uns bekommen jeden Tag mehrere Dutzend Nachrichten. Und nicht jede Mail kann man sofort lesen und beantworten. Mails, die eben noch an erster Stelle standen, wandern so immer weiter nach unten und geraten in Vergessenheit – nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. Die Erfahrung zeigt: Eine Mail, die nicht am selben Tag beantwortet wird, wird in der Regel nie beantwortet. Deshalb sollte man seine Inbox klein halten. Mehr als zehn Mails sollten dort am Ende des Tages nicht drin sein – mehr kann man nicht überschauen.

2. Ordner anlegen

Damit die Inbox nicht aus allen Nähten platzt sollte man seine Mails sortieren. In allen Mailprogrammen gibt es die Möglichkeit, Ordner anzulegen, in die man Nachrichten verschiebt. Dabei kann man thematische Ordner einrichten, zum Beispiel für Rechnungen, Newsletter oder Zugangsdaten, oder nach Alphabet sortieren: einen Ordner für Kunde A, einen für Verkäufer B, einen für Mobilfunkanbieter C und so weiter. Für alles, was sich nicht so einfach zuordnen lässt, kann es einen eigenen Ordner geben, der dann „Dies & Das“, „Allerlei“ oder auch „Quatsch“ heißen kann. Dieses System lässt sich bei Bedarf beliebig erweitern oder ändern.

3. Regeln erstellen

Sortieren kann das Mailprogramm auch alleine: In den meisten Mailprogrammen kann man Filter oder Regeln erstellen, nach denen der Posteingang automatisch in die entsprechenden Ordner verschoben wird. Beispiel: Alle Mails mit dem Absender „ZDF“ landen im ZDF-Ordner, alle Mails mit dem Betreff „Bestellung“ in dem Ordner „Einkäufe“. Sobald eine Mail eintrifft, die die vorher festgelegten Kriterien erfüllt, wandert sie ganz von alleine an den richtigen Ort. Solche Regeln lassen sich auch nachträglich anlegen: Dann werden auf Knopfdruck alle Mails, die sich bereits im Postfach befinden, in die entsprechenden Ordner verschoben. Und schon herrscht wieder Ordnung – und die Inbox ist so gut wie leer.

Euch hat das Aufräumfieber gepackt? Noch mehr Tipps zum Aufräumen des Postfachs, zur Tagesablage, zur effizienten E-Mail-Nutzung und zur Archivierung (wichtig für Unternehmer) gibt es im Netz. Wer das Ganze lieber Spielerisch angeht und Google-User ist kann mit dem Email-Game das Ziel „Inbox Zero“ ansteuern.

von Kerstin Deppe

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